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如何给秘书生涯"上保险"

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"有企业的地方就有秘书",这话一点儿不过分。秘书一直是个引人注目的职业。工作干练、举止得体、形象优雅是秘书给我们的印象。当秘书能很快熟悉公司业务;当秘书能锻炼办事的综合能力;当秘书获得升迁的机会多……种种"好处"吸引着梦想当秘书的人。然而,当好秘书着实不易,工作琐碎、辛苦不说,如果和老板相处不好,随时都有被"炒"的危险。

外企秘书,因其几乎百分之百由青春靓丽的女性担任,而形成了上班族中一道独特的风景。我曾在一次国际秘书节知识竞赛后,听获奖的3位外企秘书小姐谈起过怎样干好秘书工作。

肯干才有"戏"唱

刚来公司的时候,我只会打字、接电话,英语水平一般,对保险投资业务一窍不通。而现在,除了一般的秘书工作外,我兼做公司的翻译、出纳,对公司的业务很熟悉,是老板名符其实的助手。我能有今天,得益于进了小公司。听说,不少大公司分工很细,秘书只能接接电话、打打字。我们这儿不同,只要肯干,总有机会做你没做过的事。

我是个闲不住的人,刚来就把许多人不愿做的事揽下来。什么擦桌子扫地,端茶倒水,从没有觉得这些是分外的事。反正有事干就高兴。我不聪明,但我很勤奋。比如,接电话,不仅简单地做记录,而是把对方的意图领会清楚,如果是替老板"传话",也希望不断搞清楚他的工作思路。时间一长,我对公司的情况越来越了解,工作也顺手了。

4年前我进入这家公司,能走到今天这步,因为我不会就问,再难的工作也硬着头皮上。秘书工作很琐碎,也很辛苦,但我的回报很高:今年4月,政府批准了我公司在中国的经营保险业务,这次只批准了7家,是从世界80多家想在中国发展的同类公司中选出来的,一个国家只允许来一家公司。这是很高的荣誉,这样的成功中有我的努力,我觉得很高兴。

千金易得信任难求

秘书和老板之间,如果彼此信任,工作中即使出现矛盾也容易解决,反过来则有可能"无事生非"。

人都有不高兴的时候,老板也如此。因为秘书对老板工作以外的生活并不了解,偶尔出现小磨擦很自然。比如,某天老板心情不好,他带着秘书和对手谈判,谈判中,秘书发现他用词有误,好意提醒他,老板却不领情,大发雷霆,认为当众伤了他的面子。

再比如,秘书为老板约定了到某公司会谈的时间,但因对方没有安排好,让自己的老板空跑了一趟,老板当然生气,通常会认为自己的秘书工作没做好。

要避免这些麻烦,方法只有一个,让老板信任你。平时,秘书要兢兢业业地工作,老板在与不在都一样认真工作,让老板了解:他交办的事,你会不打折扣地完成,这其实表明了你对老板工作能力的信任。老板对秘书信任了,遇事就不会马上怪罪下来,而会多了解了解原因。

我很幸运,能与老板彼此信任,工作合作得很愉快。

老板"善变"你要更善变

我的老板是个思维很活跃的人,对新事物接受快。他喜欢科技开发,对电脑和INTERNET的发展跟得很紧,他的许多活儿都在电脑上完成,日程表都在电脑里。秘书不用为他打字,但电脑操作水平得不断提高才能赶上他。他不在,我得替他上机操作,上INTERNET网。我很感激他,因为我的计算机水平提高得很快。

老板日常也很"善变",作为秘书,我学会比他更善变,因而和他相处愉快。

以前他让我发传真,前5分钟刚交给我,后5分钟就要修改内容,而我已手脚麻利地发了。后来,我告诉自己:多等他一会儿,矛盾就这样解决了。

我最得意的是去年为他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉,我预订了机票。不几天,他听说孟加拉局势不稳又决定去澳大利亚。直觉告诉我,他有可能"变回来",就没取消孟加拉的预订机票。果然,过了两天他兴高采烈地说,去孟加拉没问题了,请我快去订票,当时如果重新订已经来不及了,幸好我早有准备。